Sinds de verhoogde terreurdreiging nam de korpsleiding van de Politiezone Gent extra beveiligingsmaatregelen waaronder een verstrengde bewaking en toegangscontrole van het Algemeen Politiecentrum Gent (APG). Naast de installatie van een camerabewakingssysteem werd er aan de in- en uitgang van het APG een permanente wacht (24u/24u) van twee extra bewapende politieambtenaren ingesteld. Op 9 maart 2015 voerde het Orgaan voor de Coördinatie en de Analyse van de Dreiging (OCAD) een nieuwe dreigingsanalyse uit waarbij het dreigingsniveau ten aanzien van België en de bevolking werd afgeschaald naar niveau 2, echter met behoud van het dreigingsniveau 3 voor politieagenten (in ruime zin) en politie-infrastructuren.
Het dreigingsniveau 3 is nog steeds van kracht en de ordewoorden voor de politiediensten in ons land blijven voorzichtigheid en waakzaamheid. De korpsleiding besliste ook om de permanente wacht (24u/24u) aan de in- en uitgang van het APG te handhaven.
Aangezien de politieambtenaren belast met de bewaking en de toegangscontrole rechtstreeks aan alle mogelijke dreigingen en weersomstandigheden zijn blootgesteld, werd er op vraag van de korpsleiding een dossier opgestart voor de aankoop van een wachtlokaal. De korpsleiding geeft de voorkeur aan een verplaatsbare bureaucontainer die in de portiek van het onthaal wordt geschoven en aansluit op het gebouw. De duurzame oplossing van een verplaatsbare bureaucontainer heeft als voordeel dat deze op lange termijn bij een mogelijke bestemmingswijziging nog voor andere doeleinden dan als wachtlokaal kan worden gebruikt. De containeroplossing biedt als bijkomend voordeel dat de fysieke wacht herleid kan worden van 2 naar 1 personeelslid per shift.
Daar de verplaatsbare container slechts een beperkte afmeting mag hebben en op maat moet worden gemaakt, was het niet eenvoudig een gepaste oplossing te vinden.
Volgende firma's werden uitgenodigd om in het kader van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking een offerte in te dienen:
- CONTAINERHANDEL WINTERS bvba, Grotstraat 42 te 3990 Peer;
- KOPPEN bvba, Brechtsebaan 22 - IZ 4 te 2900 Schoten;
- J&M bvba, Kerrebroek 88 te 9850 Nevele.
De firma's KOPPEN bvba en J&M bvba kwamen in maart ter plaatse en enkel de firma J&M bvba diende binnen de gestelde termijn een geldige offerte in. De firma KOPPEN bvba liet na onderzoek van de technische specificaties weten niet op de prijsvraag te kunnen ingaan. De firma CONTAINERHANDEL WINTERS kwam niet ter plaatse en diende evenmin geen offerte in.
Uit het onderzoek van de ingediende offerte blijkt dat de gekozen inschrijver een regelmatige offerte indiende en in regel is met de sociale zekerheids- en fiscale verplichtingen.
Procedure: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
Wijze van prijsbepaling: tegen globale prijs
Gunningcriteria: prijs (70 %), leveringsdatum (30 %)
Leveringstermijn: 4 à 5 weken na ontvangst bestelbon
Wijze van betaling en betalingstermijn: 30 kalenderdagen
De firma J&M bvba diende na plaatsbezoek en opmetingen een degelijk voorstel in waarbij in de portiek van het onthaal een verplaatsbare bureaucontainer wordt geplaatst met een tunnelverbinding tussen de container en het bestaande gebouw. De container zal worden geplaatst op voeten zodat er ook geen niveauverschil is met de bestaande trap. De opening die daardoor onderaan de container ontstaat, wordt afgedicht met grijze volkern platen. De bureaucontainer is voorzien van twee grote ramen met dubbele beglazing en een naar buiten draaiende deur voor de helft voorzien van een isolerende beglazing.
De aansluiting met het hoofdgebouw gebeurt via een kleine tunnelbouw in multiplex, zodat eenvoudig toegang verkregen wordt tot de bestaande infrastructuur, die moet dienen als safehouse bij mogelijke bedreigingen en/of calamiteiten.
Verder wordt de bureaucontainer uitgerust met 4 stopcontacten, een centrale TL-lamp en bekabeling voor telefonie en dataverkeer. Deze datavoorziening geeft de politieambtenaren de mogelijkheid opzoekingen te doen in de databanken. Tevens wordt er voorzien in een acclimatisatiesysteem en dimbare witte LED-verlichting (nachtverlichting) op bureelhoogte onder het raam.
Het college van burgemeester en schepenen heeft voorliggende opdracht in zitting van 9 juli 2015 gegund aan J&M bvba, Kerrebroek 88 te 9850 Nevele voor een bedrag van 21.078,29 EUR, incl. 21% btw.
Ingevolge de hoogdringendheid en de bijzondere omstandigheden van de terreurdreiging ten aanzien van de politiediensten en hun gebouwen, wordt de overheidsopdracht van leveringen - aankoop en plaatsing van een verplaatsbare bureaucontainer voor de Politiezone Gent - 2015/0690 - met als procedure de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen met gunning van deze opdracht aan J&M bvba, Kerrebroek 88 te 9850 Nevele voor een geraamd bedrag van € 21.078,29 euro (incl. 21% btw).
Bekrachtigt de beslissing van het college van burgemeester en schepenen houdende de overheidsopdracht van levering voor de aankoop en plaatsing van een verplaatsbare bureaucontainer voor de Politiezone Gent. De gunning gebeurde via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking tegen globale prijs.