2015_GR_00662 - Investeringskredieten-verschuiven van reeds vastgelegde kredieten-opzet transactie in financieel systeem - Goedkeuring

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 156

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43 §2, 3°

Bij het aanpassen van het meerjarenplan, is het mogelijk dat zich een kredietproblematiek stelt wegens een cirkelredenering in het geval reeds vastgelegde kredieten moeten worden verschoven naar een later jaar:

- krediet kan alleen verschoven van jaar 1 naar jaar 2 als eerst de vastlegging is doorgeschoven van jaar 1 naar jaar 2 (het systeem bewaakt immers dat in jaar 1 het krediet niet lager mag zijn dan de vastlegging)

- de vastlegging kan alleen worden verschoven van jaar 1 naar jaar 2 als er al krediet beschikbaar is in jaar 2 (immers : het systeem bewaakt dat men enkel beschikbaar krediet kan vastleggen)

In bijlage is een nota bijgevoegd die de problematiek nog wat uitgebreider uitlegt aan de hand van een voorbeeld.

Om uit deze cirkelredenering te komen, en tegelijk ook een goede interne controle in het systeem te behouden, wordt voorgesteld om een specifieke transactie in SAP te bouwen die toelaat dat beide verschuivingen samen kunnen gebeuren in het systeem (zowel de verschuiving van krediet, als deze van de vastlegging).

Dit lijkt een puur technische problematiek.  Strikt genomen echter wordt bij deze oplossing een uitzondering gemaakt op de regelgeving, daarom wordt deze ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad:

-        krediet uit het lopend jaar verschuiven naar een volgend jaar (b.v. samen met de budgetopmaak 2016 krediet verschuiven van 2015 naar 2016) vergt een budgetwijziging (het krediet kan dus in 2016 pas beschikbaar worden gesteld voor vastlegging na goedkeuring van deze verschuiving in de tijd door de gemeenteraad)

-        om de vastleggingen in het systeem niet “verloren” te laten gaan, wachten we niet op deze goedkeuring door de gemeenteraad, maar wordt deze verschuiving reeds onmiddellijk in het systeem doorgevoerd zodat ook de vastlegging direct van 2015 naar 2016 kan worden verschoven.  Immers : bij het aangaan van de verbintenis was er voldoende krediet beschikbaar – dit krediet blijft ook beschikbaar voor deze verbintenis, maar schuift alleen maar naar later.

Teneinde te komen tot een goede en realistische meerjarenplanning is het absoluut nodig om de cirkelredenering tussen krediet en reeds genomen vastleggingen te kunnen doorbreken in het systeem.  Daarbij wordt rekening gehouden met de volgende vereisten:

• De vastleggingen moeten in globo behouden worden (en niet zomaar kunnen worden gewijzigd) gezien hier tegenover een verbintenis staat (en gezien het feit dat we zeker willen zijn dat er voor alle verbintenissen voldoende krediet is voorzien in het meerjarenplan – cfr. artikel 156 van het Gemeentedecreet)
• De in het systeem opgezette kredietbewaking werkt per jaar en dit moet behouden blijven (zelfs als is deze strikter dan de regelgeving).  Hierdoor is er immers zekerheid dat er geen kredietprobleem opduikt op het moment dat een aannemer oplevert en er dus facturen komen
• Technisch gezien mogen gebruikers niet blokkeren in het systeem – het systeem moet bovendien ten allen tijde een correct beeld geven over de aangegane verbintenissen (vastleggingen)

Binnen het departement Financiën werd gezocht naar een oplossing hiervoor.  Deze oplossing bestaat er uit dat enkel in gevallen zoals hiervoor beschreven (dus gevallen waarbij kredieten én vastleggingen moeten verschuiven in de tijd, en dit op net dezelfde rubrieken en voor dezelfde bedragen) de kredieten die naar een later jaar worden verschoven direct (dus zonder goedkeuring van de gemeenteraad af te wachten) ter beschikking komen van de boekhouding (zodat ook de vastlegging kan meeschuiven en dit geen kredietprobleem stelt in het systeem).

Om te vermijden dat hier fouten zouden gebeuren, zal hiertoe een afzonderlijke transactie worden opgezet in het financieel systeem – deze transactie zal

• er over waken dat enkel de spreiding in de tijd van kredieten en vastleggingen kan worden aangepast (dus niet de andere eigenschappen van het krediet of het bedrag)
• er voor zorgen dat de verschuiving van kredieten en vastlegging in één beweging kan gebeuren door de eindgebruikers, waardoor zo efficiënt mogelijk kan worden gewerkt.