Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, art. 42, § 1.
In dit vertoog wordt verstaan onder:
Parochieregisters: kerkelijke doop-, trouw- en begraafregisters, opgesteld door de parochiegeestelijkheid in de 16de-, 17de- en 18de eeuw. De doop-, trouw- en begraafakten zijn meestal opgesteld in het Latijn.
Bewerkingen: Door vrijwilligers in het Stadsarchief opgemaakte gestructureerde digitale beschrijvingen van de akten in de parochieregisters.
Op de website van het Rijksarchief worden reeds heel wat parochieregisters van Vlaamse steden en gemeenten digitaal ter beschikking gesteld van het publiek. Onder andere de parochieregisters van Antwerpen, Brugge en Brussel worden reeds op deze manier ter beschikking gesteld. Deelname aan het digitaliseringsproject van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën verhoogt de zichtbaarheid van een niet onbelangrijk deel van de collectie van het Gentse Stadsarchief voor het grote publiek, bovendien is dit voor de stad Gent kosteloos.
Afgelopen jaren werden door de vrijwilligers in het Stadsarchief ook reeds heel wat bewerkingen gemaakt van de parochieregisters. Jammer genoeg kan dit werk voorlopig enkel via het Archiefbeheersysteem Dulle Griet in de leeszaal van het Stadsarchief ter beschikking gesteld worden van het publiek. Het Rijksarchief is bereid om deze bestanden ook digitaal aan te bieden via haar website. Dit maakt het werk van de vrijwilligers van het Stadsarchief zichtbaarder. Het zal ten allen tijde kostenloos online ter beschikking worden gesteld van elke geïnteresseerde.
Ten slotte wordt ook het collectiebeheer van het Stadsarchief door deze overeenkomst gerationaliseerd: archieven die op één of andere wijze in de afgelopen tweehonderd jaar door het Stadsarchief werden verzameld, maar die geen aantoonbare band hebben met Gent, worden ontzameld en naar het Rijksarchief overgedragen. Voorgaande generaties archivarissen in het Stadsarchief hadden in functie van een toekomstige afstoting reeds bepaalde archieven afgezonderd (bijvoorbeeld in de reeks "Vreemde Steden"). Het effectieve ontzamelen nu levert het Stadsarchief Gent enkele meters plaatswinst op die dan in de toekomst voor Gentse archieven kan worden benut.
De samenwerkingsovereenkomst tussen het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën en het Stadsarchief Gent laat het Stadsarchief toe om een deel van haar collecties beter zichtbaar te maken voor het brede publiek via de website van het Rijksarchief(geen kosten voor de Stad Gent). Door het afstoten van niet-Gentgebonden archieven wordt het depotbeheer van het Stadsarchief Gent gerationaliseerd (een aantal meter plaatswinst door het afstoten van archieven die geen link met Gent hebben).
Keurt goed de bij dit besluit gevoegde en er integraal deel van uitmakende 'Samenwerkingsovereenkomst tussen de Stad Gent en het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën voor de digitale ontsluiting van de parochieregisters en het ontzamelen van niet-Gentgebonden archieven'. Deze overeenkomst genereert geen kosten voor de Stad Gent.