2016_GR_00977 - vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau - Gewone en buitengewone algemene vergadering van 28 november 2016 - vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger van de Stad Gent, ontbinding vzw - Goedkeuring

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2;

De statuten van de vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau;

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1;

De vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau heeft op 28 september 2016 een uitnodiging gestuurd (rechtstreeks naar de vertegenwoordiger van de stad in de algemene vergadering) voor de gewone en de buitengewone algemene vergadering die plaatsvindt op 28 november 2016 om 16u00 in Ghent Marriott Hotel, Korenlei 10, 9000 Gent.

De agendapunten zijn:

Gewone Algemene Vergadering

Verslag van de vorige Algemene Vergadering 14/06/2016

Begroting 2016: voorstel wijziging

Jaarrekeningen en balans t.e.m. 30/09/2016: toelichting

Verslag verificateur

Jaarrekeningen en balans t.e.m. 30/09/2016: goedkeuring en kwijting bestuurders

Buitengewone Algemene Vergadering

 Voorstel ontbinding van de vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau: voorlegging ter goedkeuring

Voorstel bestemming netto-actief: voorlegging ter goedkeuring

Jaarrekening en balans toestand 25/11/2016: goedkeuring en kwijting

Beslissingen inzake vereffening: aanstelling één of meerdere vereffenaars (met in tweede geval beslissen of zij al dan niet als college optreden), hun bevoegdheden en de wijze van vereffening van de passiva en van de tegeldemaking van de activa, vaststellen van hun eventuele vergoeding

Volmachten voor het verrichten van de formaliteiten inzake neerlegging en publicaties

Protocolovereenkomst

Voorstel oprichten task force (adviesraad)

Voor elke algemene vergadering moet het mandaat van de vertegenwoordiger van de Stad Gent worden vastgesteld.

Zeker wanneer hier gevraagd wordt om akkoord te gaan met de ontbinding van de vzw is het noodzakelijk dat hiervoor een uitdrukkelijk mandaat gegeven wordt aan de vertegenwoordiger van de Stad Gent.

Huidige situatie

De vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau heeft als leden de Stad Gent (Historische Huizen en Toerisme, de vzw Toerisme Oost-Vlaanderen, Ugent, hotels en hotelgroepen, enkele restaurants, eventbureaus, congresvenues en 1 PCO (professional congres organiser).

De publieke partners brengen elk een personeelslid in , de private partners subsidiëren een personeelslid en zorgen daar bovenop voor een werkingsbudget van ongeveer 70.000 €.

Bij de partners binnen de vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau  bestaat er een consensus rond

•             Het ontbinden van de vzw tegen 1 januari 2017 (en dus concreet rond het afstappen van het ledenbijdragensysteem).

•             Het meer focussen en herverdelen over de partners van de acties voor de promotie als MICE-bestemming van Gent en Oost-Vlaanderen (MICE=meetings, incentives, conferences, events)

Reden

Via een andere manier van werken zal een sterkere focus ontstaan op de werking. De keuze hiervoor wordt onderbouwd door volgende elementen:

ICCA (  International Congress and Convention Association )

Op de workshops van ICCA, de vakorganisatie van associaties en convention bureaus wereldwijd, blijkt dat de meest efficiënte convention bureaus deze zijn die focussen in hun werking, meer bepaald op het aantrekken van congressen van associaties.

 Toerisme Vlaanderen

Het nationaal convention bureau van Toerisme Vlaanderen heeft recentelijk een audit doorgevoerd over de werking van de lokale (stedelijke) convention bureaus in Vlaanderen. Ook hier blijkt uit hun advies dat de lokale stedelijke convention bureaus zich moeten herorganiseren in hun werking en meer moeten focussen op het aantrekken van congressen van associaties. Voor die bureaus die hierin volgen, stelt Toerisme Vlaanderen de komende jaren ondersteunende budgetten ter beschikking.

Sales

In het kader van onze sales-inspanningen naar het bedrijfsleven werd de laatste jaren vastgesteld dat bedrijven dankzij  performante internettools niet enkel meer via de vzw een aanvraag doen voor offertes maar ook rechtstreeks bij de leden (hotels, venues, restaurants,…). Concreet betekent dit dat de vzw hier (op vlak van het bewerken van het bedrijfsleven) minder en minder een meerwaarde kan betekenen voor deze leden.

Op vlak van het aantrekken van congressen daarentegen kan een convention bureau wel een grote meerwaarde betekenen voor onze MICE-sector in Gent.

Congressen aantrekken is een complex samenspel van promotie van de bestemming, hotels, restaurants, samenstellen van programma’s voor de deelnemers, transport, transfers, …

Dergelijke complexe dossiers kunnen elk van onze privé-spelers niet; hiervoor heb je een coördinerend orgaan nodig.

 Administratieve organisatie vzw

De administratieve taken (boekhouding, tussentijdse rapporten, plannen, doorvoeren en opvolgen van de bijeenkomsten ervan (dagelijks, bestuur, raad van bestuur, algemene vergaderingen, commissie financiën, commissie promotie, …) leggen beslag op de taken waarvoor de medewerkers eigenlijk aangenomen zijn, namelijk de sales.

 De klant centraal

Het belang van de klant moet altijd centraal staan in het kader van de promotie- en sales inspanningen.

Concreet betekent dit dat hij in zij zoektocht naar een geschikte meeting/hotel/restaurant-locatie het meest volledige en objectieve aanbod moet krijgen. Dit is door onze ledenwerking niet het geval.

De vzw mag momenteel enkel voorstellen met leden aanreiken hoewel er soms ook locaties in aanmerking kunnen komen maar niet mogen aangeboden worden omdat ze geen lid zijn.

Hetzelfde gelijkaardige probleem stelt zich ook bij de dienstverleners buiten Gent. Zeer veel Oost-Vlaamse dienstverleners buiten Gent willen/kunnen de huidige lidmaatschapsbijdragen niet betalen omdat ze deze laatste te hoog vinden. Het gevolg is dat het Oost-Vlaamse MICE-aanbod (buiten Gent) zeer beperkt is.

 Focus

Sinds 2013 is het aantal dossiers behandeld door de vzw gestaag gestegen (2013:126-2014:179-2015:261). Op zich een goede evolutie ware het niet dat het hierbij vooral om dossiers voor kleinere meetings en incentives voor bedrijven gaat. Door de toename van dit soort dossiers (en de daarbij horende  grote administratieve last) is er geen tijd meer voor het prospecteren naar grote internationale congressen; het domein waarin juist een grote meerwaarde zou kunnen geboden worden voor de Stad Gent.

Om echt succesvol te zijn en een meerwaarde te betekenen voor de lokale MICE-actoren, dient er een verschuiving in focus plaats te vinden; van het werken op corporates (meetings-incentives voor bedrijven) naar het aantrekken van internationale congressen.

 Voorstel is de ontwikkeling en promotie van Gent en Oost-Vlaanderen als MICE-bestemming op te splitsen en volledig te integreren in de reguliere werking van de 2 openbare besturen: Stad Gent en Provincie Oost-Vlaanderen (via vzw Toerisme Oost-Vlaanderen).

De personeelsleden die momenteel vorm geven aan de MICE-werking staan al op de pay-roll van enerzijds Stad Gent (2 personeelsleden) en anderzijds Toerisme Oost-Vlaanderen vzw (1 personeelslid). De beide instanties engageren zich de werking rond MICE te continueren (zie verder) evenals de tewerkstelling, en dit volledig met eigen middelen.

De vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau zou worden ontbonden. Vanaf 01/01/2017 wordt de werking en de lidmaatschappen in het kader van de vzw stopgezet.

Stad/Toerisme Gent en Toerisme Oost-Vlaanderen blijven op een niet-formele manier samenwerken, waar dat nodig en nuttig is (bijv. bestemmingspromotie; zie verder).

Het voorstel laat een efficiëntere werking toe met meer focus wat ook tot meer resultaat zou moeten leiden. Administratieve en financiële verplichtingen vallen weg / worden overgenomen. De focus kan worden gelegd op die doelgroepen, sectoren, producten en acties die voor de Stad Gent respectievelijk provincie Oost-Vlaanderen het belangrijkst zijn. Zo wordt ook beter afgestemd op de noden en wensen van de Gentse respectievelijk Oost-Vlaamse MICE-sector. De nieuwe werking is breder en zo ook beter afgestemd op de noden van de klant (vollediger aanbod). De nieuwe werking zal leiden tot meer ondersteuning van en samenwerking met Toerisme Vlaanderen (associaties).

Stad Gent enerzijds en Toerisme Oost-Vlaanderen zouden deze werking garanderen en focus leggen:

Toerisme Oost-Vlaanderen

Tewerkstelling: 1 full-time medewerker

Focus klant: bedrijven (corporates)

Focus product: meetings, incentives; geen congressen

Focus sector: MICE-sector volledige provincie (inclusief Gent)

Focus werking:

Marketing/communicatie: bestemmingspromotie (branding) Gent en Oost-Vlaanderen via:

- website

- social media

- nieuwsbrieven

Sectorwerking:

-  informeren, adviseren, netwerken en prospectie bij kleinschalige sector & starters (ook  Gentse)

-  Samenwerking vakorganisaties (VOKA,UNIZO, Horeca, …)

Stad Gent –Toerisme Gent

Tewerkstelling: 2 full-time medewerkers

Focus klant:associaties

Focus product: congressen

Focus sector: MICE-sector Gent

Focus werking:

- bestemmingspromotie (branding) Gent

- in samenwerking met Toerisme Oost-Vlaanderen

Sales:

- pro-actieve prospectie associaties via:

- ICCA

- samenwerking UGent Intensifiëren

- projectwerking Toerisme Vlaanderen

De nieuwe werking zou in voege treden vanaf 1/01/2017.

Ontbinding VZW

Voorstel is om tegen eind 2016 de beslissing te nemen om de vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau te ontbinden. Vanaf 2017 wordt de werking in het kader van de vzw stopgezet. Vanaf dan zijn er geen leden meer, moeten geen lidgelden en werkingsbijdrages meer worden betaald.

Het voorstel tot ontbinding van de vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau werd op het Dagelijks Bestuur van 5/09/2016 en de Raad van Bestuur 21/09/2016 besproken en vastgesteld.

De Raad van Bestuur legt het voorstel voor aan de Algemene Vergadering die op 28/11/2016 gevraagd wordt om een beslissing te nemen. Alle werkende leden maken deel uit en hebben stemrecht op de Algemene Vergadering. Als het aanwezigheidsquorum (2/3 van de leden moeten aanwezig of vertegenwoordigd zijn) niet wordt gehaald en er niet kan beslist worden, kan nog een 2de Algemene Vergadering (zonder aanwezigheidsvereiste) doorgaan in december 2016. De beslissing tot ontbinding vergt een bijzondere meerderheid van stemmen (4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen). Het stemrecht op de Algemene Vergadering wordt als volgt verdeeld:

- De stem van stadsbestuur Gent telt voor 30% van het totaal van de uitgebrachte stemmen

- De stem van provinciebestuur Oost-Vlaanderen telt voor 20% van het totaal van de uitgebrachte stemmen

- de stemmen van de overige werkende leden (rechtspersonen en eventuele natuurlijke personen) tellen voor 50% van het totaal van de uitgebrachte stemmen; dit totaal wordt pro rata verdeeld over de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen

Tussen 28/09 en 28/11 leggen de leden-rechtspersonen het voorstel tot ontbinding voor aan hun bevoegde organen zodat op de Algemene Vergadering  een beslissing kan worden genomen.

Op de Algemene Vergadering die beslist over de ontbinding , worden dan, zoals statutair voorzien, één of meerdere vereffenaar(s) aangesteld.

Ingeschat wordt dat de vereffenaars tegen juli 2017 de afwikkeling kunnen doen waarna een afsluitende Algemene Vergadering kan doorgaan, een definitieve financiële stand kan worden voorgelegd en de vzw kan worden afgesloten.

Het netto-actief (financiële reserves) van de vzw

De vzw zal na vereffening beschikken over financiële reserves (momenteel geschat op 150.000 euro). De statuten schrijven voor dat het netto-actief overgedragen wordt aan één of meerdere vereniging(en), stichting(en), of andere rechtsperso(o)n(en) die eenzelfde of een gelijkaardig doel als voorzien in deze statuten nastreeft.

Voorstel is de na vereffening resterende gelden van de vzw te verdelen over de vzw Toerisme Oost-Vlaanderen respectievelijk de vzw Gent Hotels en dit proportioneel volgens de inbreng van de Provincie/Toerisme Oost-Vlaanderen in de vzw, respectievelijk stad Gent en de andere partners (hotels, special venues, Universiteit Gent, steunende leden, congresruimtes, eventbureaus, restaurants and PCO’s).

Bij het bepalen van de proporties werd uitgegaan van de inbreng van de leden in de vzw in 2016 en werd rekening gehouden met de ‘inbreng’ in tewerkstelling (met overhead/onkosten) door stad Gent en Toerisme Oost-Vlaanderen.

- Vzw Toerisme Oost-Vlaanderen: 24,6%

- Vzw Gent Hotels: 75,4%

Oprichting taskforce voor aanwending reserves deel stad/prive en protocolovereenkomst

Om ervoor te zorgen dat de reserves goed beheerd worden met oog voor het belang van de aandeelhouders die deze reserves opgebouwd hebben (voor de stad Gent en de diverse private Gentse leden) , zal een taskforce (adviesraad) opgericht worden. Deze taskforce zou een weerspiegeling vormen van de leden van de Raad van Bestuur van de huidige vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau (zie artikel 19 in de statuten van de vzw):

1 vertegenwoordiger voor de stad Gent

1 vertegenwoordiger voor de PCO’s

1 vertegenwoordiger voor de Universiteit Gent

1 vertegenwoordiger voor Horeca Gent-Leiestreek

1 vertegenwoordiger voor de hotels

1 vertegenwoordiger voor het ICC Gent

1 vertegenwoordiger voor een DMC

1 vertegenwoordiger voor de special venues

De werking van deze taskforce zal gegoten zal gegoten worden in een protocolovereenkomst tussen enerzijds de huidige vzw Gent & Oost-Vlaanderen Convention bureau en anderzijds de vzw Gent Hotels. Deze protocolovereenkomst zal aan de leden van de Algemene Vergadering voorgesteld worden.

De volgende voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de leden (eventueel vooraf   

voor te leggen aan de bevoegde organen van de leden-rechtspersonen):

- Voorstel tot ontbinding van de vzw Gent en Oost-Vlaanderen Convention Bureau zoals hierboven geformuleerd

- Indien voorstel tot ontbinding wordt goedgekeurd, voorstel bestemming netto-actief zoals hierboven geformuleerd.

- Indien voorstel tot ontbinding wordt goedgekeurd, voorstel tot aanstelling vereffenaars zoals hierboven geformuleerd

- Indien de afgevaardigde van een lid-rechtspersoon met stemrecht niet kan aanwezig zijn op de Buitengewone Algemene Vergadering van 28/11/2016, wordt bovendien gevraagd een andere afgevaardigde (van hetzelfde lid) aan te stellen die met volmacht de stem van het lid kan uitbrengen.