2016_GR_00701 - Samenwerkingsovereenkomst met betrekking tot de aanstelling van sleuteldragers bij het ter beschikking stellen van zalen. - Goedkeuring

Gemeentedecreet 15 juli 2005, artikel 2.

Gemeentedecreet 15 juli 2005, artikel 42, § 1.

Dit besluit kadert in het project optimalisatie zalenverhuur. Dit project heeft volgende doelstellingen:

1. Alle informatie rond alle zalen via verschillende kanalen kunnen raadplegen, inclusief interne vergaderzalen
2. Beschikbaarheid openstellen intern én extern waar mogelijk.
3. Een eenvoudige aanvraagprocedure en centraal contactpunt. 
4. Het optimaliseren van regelgeving en verzekering.
5. Het optimaliseren van de administratieve afhandeling.
6. Het optimaliseren van het gebruik en beheer , inclusief onderzoek naar sleuteldragers

Samen met het projectteam en de werkgroep beheer onderzochten we hoe we onze zalen maximaal ter beschikking kunnen stellen aan burgers en verenigingen om de doelstellingen die we beogen met dit beleidsinstrument, bevorderen van de sociale cohesie en ondersteunen van het middenveld, te behalen.

Meer ter beschikking stellen kan echter niet zonder extra beheer en dat extra beheer willen we onder andere opvangen door het inschakelen van sleuteldragers. In eerste instantie 's avonds en in het weekend, want dit zijn de moeilijkste momenten om onze zalen ter beschikking te stellen.

Een sleuteldrager is iemand die voor en na de activiteit komt checken of de zaal inorde is, een woordje uitleg geeft aan de klant, incidenten noteert en doorgeeft aan de verantwoordelijke stadsdienst. Een meer uitgebreide omschrijving van het takenpakket is te vinden in de overeenkomst in bijlage.

Verschillende pistes werden onderzocht (buurtbeheer, vrijwilligers, OCMW, interne tewerkstelling... ), maar na grondige afweging van voor - en nadelen bleek PWA de meest preferente partner te zijn. We werken met teams van PWA - medewerkers die buurtgebonden worden geselecteerd. Zij worden aangestuurd door een PWA - consulent verantwoordelijk voor een wijk.

Binnen de Stad werd ondertussen een centrale cel opgericht die dit alles in goede banen zal leiden. De centrale cel is het contactpunt voor de beleidsdiensten en PWA en zorgt voor verdere operationalisering en optimalisering van het project.

We starten met een proefproject in de wijken Ledeberg/Moscou - Vogelhoek en Sint - Amandsberg/Dampoort. In totaal gaat dit om 20 zalen. Samen met de betrokken partijen evalueren we het project regelmatig of een verdere uitrol mogelijk is. We vragen hiervoor delegatie van de gemeenteraad aan het college om eventuele extra zalen toe te voegen aan de overeenkomst als de tijd en het project hier rijp voor is.

De overeenkomst in bijlage omvat alle afspraken om dit project te verwezenlijken.

Tijdens de uitwerking van het project optimalisatie zalenverhuur werd reeds een politiek akkoord gegeven om een proefproject op te zetten met stedenfondsmiddelen (€ 250.000 voor deze legislatuur). Deze middelen zijn reeds op de nodige budgetplaatsen voorzien in BO 2017. Deels voor de financiering van de sleuteldragers door PWA en deels voor de coördinatie aan stadszijde (uitbouw centrale cel, 1,5 B).

Aangezien deze samenwerkingsovereenkomst wordt gefinancierd met middelen uit het Vlaams Stedenfonds, werd ze voorgelegd aan de Stedenfondscoördinatie van de Stad (Strategie en Coördinatie – Strategische Subsidies) die haar fiat gaf op 04/05/2016

Deze overeenkomst bevat de afspraken tussen PWA en Stad Gent te regelen om dit project operationeel te maken.