Op het grondgebied Gent zijn er 5 huisvestingsmaatschappijen, het Vlaams Woningfonds en 1 sociaal verhuurkantoor (SVK) van het OCMW Gent actief.
De 5 huisvestingsmaatschappijen voeren autonoom hun dagelijkse werking en beleid uit en hebben een overlegplatform, nl. het ‘Artevelde directeursoverleg’, waar ze gemeenschappelijke problematieken, standpunten en acties uitwerken.
Het Kaderbesluit Sociale Huur regelt de sociale huursector en geeft heel duidelijke regelgeving rond het inschrijven, toewijzen en verhuren van sociale woningen.
In het kaderbesluit is een procedure voor ‘centrale inschrijving’ voorzien maar hiermee komen we niet tot een ‘centraal inschrijvingssysteem’. Bovendien geraken dergelijke inschrijvingen vaak niet gefinaliseerd omdat de burger alsnog naar alle maatschappijen moet stappen om zijn wijkvoorkeur door te geven.
In de Beleidsnota Wonen 2013-2018, goedgekeurd in de gemeenteraad van 26 mei 2015 staat onder actie 39: ‘De Stad Gent ondersteunt de sociale huisvestingsmaatschappijen bij de uitwerking van een centraal inschrijvingsregister.'
De toegekende subsidie is voorzien op budgetplaats 3487 (2016) en bedraagt 100 000 euro voor het project, waarvan 10 000 euro voor personeel en 90 000 euro voor het aanpassen van het IT-programma.
WoninGent staat in voor de coördinatie van het project 'centraal inschrijvingssysteem' en stelt hiervoor een personeelslid à rato van 0.2 VTE ter beschikking gedurende de ganse looptijd van de actie.
De werkingsmiddelen kunnen enkel besteed worden aan het betalen van de prestaties geleverd door de dienstverlener in functie van het aanpassen van het IT-programma van de Gentse huisvestingsmaatschappijen voor het centraal inschrijven van kandidaat-huurders over alle Gentse huisvestingsmaatschappijen heen.
WoninGent organiseert en coördineert op een projectmatige wijze het afstemmen en uitwerken van een centraal inschrijvingssysteem met de Gentse huisvestingsmaatschappijen. WoninGent organiseert op regelmatige basis coördinatievergaderingen met alle betrokken partners en de Stad Gent. Dit noemen we de stuurgroep.
Er wordt gewerkt in verschillende fases:
Fase 1 – Onderzoek van het draagvlak
Zij onderzoekt hiervoor in eerste instantie het draagvlak bij de andere SHM.
Potentiële partners zijn WoninGent, Gentse Haard, Volkshaard, Merelbeekse Sociale Woningen, ABC en Vlaams Woningfonds.
Stad Gent, een voldoende aantal Gentse huisvestingsmaatschappijen én de leverancier moeten akkoord gaan met het voorstel vooraleer het IT-programma kan uitgewerkt worden door de dienstverlener.
De huisvestingsmaatschappijen engageren zich schriftelijk om het uitgewerkte centraal inschrijvingssysteem in hun werking te implementeren.
Streefdoel: maart 2017.
Fase 2 – Verfijning projectplan
Indien een voldoende aantal (gevalideerd door de Stad) van de potentiële partners achter het project staat, dan kan de businesscase verder uitgewerkt worden (= verfijning scope). Er wordt hierbij een eerste raming gemaakt van de timing, het budget en de resources.
In deze fase wordt een adviesrapport opgemaakt over de aanpak, inhoud en grootteorde van de kostprijs van een centraal inschrijvingssysteem. De businesscase wordt met alle betrokkenen opgesteld. Het bestek wordt op basis van de businesscase opgemaakt en gevalideerd door de partners en de Stad Gent. Er wordt beslist om al dan niet naar de volgende fase te gaan.
Streefdoel: mei 2017.
Fase 3 - Keuze van dienstverlener
In de gunningsprocedure wordt de beste dienstverlener gekozen door de aanbestedende overheid in functie van de gunningscriteria.
Dit resulteert in een aangepast adviesrapport van de stuurgroep waarin de aanpak, inhoud, kostprijs en timing van een centraal inschrijvingssysteem is uitgewerkt. Dit wordt voorgelegd aan de Stad Gent voor validering en beslissing om naar de volgende fase te gaan.
Streefdoel: augustus 2017.
Fase 4 – Sluiting van de opdracht
Indien de aanpak, inclusief offerte van de meest voordelige en regelmatige offerte-indiener, door de Stad wordt aanvaard en gevalideerd, dan wordt de opdracht gesloten met de dienstverlener.
Streefdoel: september 2017.
Fase 5 – Uitvoering van het project
WoninGent organiseert en coördineert het digitaal uitwerken van het centraal inschrijvingssysteem met de dienstverlener.
De dienstverlener met wie de opdracht is gesloten, schrijft het IT-programma centraal inschrijvingssysteem, laat proefdraaien en implementeert bij de deelnemende huisvestingsmaatschappijen.
Streefdoel finaliseren project: december 2017.
Fase 6 – Realisatie centraal inschrijvingssysteem in Gent
Huisvestingsmaatschappijen schrijven de burgers in via het centraal inschrijvingssysteem.
De toegekende subsidie wordt aan WoninGent gestort, onmiddellijk na het ondertekenen van de subsidieovereenkomst. De inhoudelijke en de financiële afrekening moeten uiterlijk 30 juni 2018 door de uitvoerder aan de Stad worden bezorgd.
Het advies wordt gevolgd.