Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1.
Op 24 september 2015 heeft het college van burgemeester en schepen de intentieverklaring voor deelname aan het EFRO-project "The Box" goedgekeurd.
3 jaar geleden startte Stebo vzw met een innovatief pop-up concept: The Box. Stebo is een vzw (www.stebo.be) uit Genk die werkt rond samenlevingsopbouw, buurtontwikkeling, wonen, werken, ondernemen, educatie en energiebeheer. Haar deskundigheid zit vooral in communicatie, coaching, procesbegeleiding, netwerking en projectwerk. The Box is een plug and play pand in de Vennestraat in Genk. Het geeft aan (startende) ondernemers de kans om op korte termijn hun handels- of horeca-idee in realiteit uit te testen zonder zware investeringen te doen of gebonden te zijn aan een langdurige handelsovereenkomst. In tegenstelling tot het klassieke idee waarbij een ondernemer steeds naar een andere pop-up locatie trekt, koos Stebo voor één locatie waar steeds een andere ondernemer 'uppopt'. Ondertussen is het concept van The Box meer dan 2,5 jaar operatief in Genk en is haar uitbating uitgewerkt, getest, aangepast en doorgetest. Bovendien viel het meermaals in de prijzen en werd het opgepikt in nationale en internationale pers. Belangrijk is dat het constante ‘uppoppen’ van (startende) ondernemers zorgt voor een nieuwe dynamiek in de handelskern en op langere termijn zorgt voor invulling van leegstand in de buurt. Ervaring leert dat e-ondernemers en creatieve ondernemers, die eerst de handelskernen verlaten hebben, door hun regelmatige aanwezigheid in The Box, de handelskern en de buurt extra zuurstof en dynamiek kunnen geven. The Box is dus niet enkel een project om 1 pand in te vullen. The Box wil zuurstof geven aan een buurt waardoor ook andere leegstaande panden weer aantrekkelijker worden.
Stebo vzw heeft het project bij EFRO ingediend onder de naam ‘The Box Vlaanderen, Vlaanderen boxt’. Stebo vzw (The Box Genk) is promotor van het project en Gent, Brugge, Turnhout en Mechelen zijn copromotor (zie projectvoorstel in bijlage). Ondertussen heeft EFRO de subsidiemiddelen goedgekeurd en is er een projectovereenkomst ondertekend tussen Stebo vzw en EFRO-managementautoriteit (zie bijlage). De intentieverklaring kan nu omgezet worden naar een overeenkomst.
Er is voor gekozen om 2 overeenkomsten uit te werken voor uitvoering van dit project:
Overeenkomst tussen de Stad Gent en Stebo vzw over uitvoering van het EFRO-project ‘The Box Vlaanderen, Vlaanderen boxt’
Deze overeenkomst behandelt de verplichtingen van beide partners:
De promotor (Stebo vzw) verbindt er zich toe 1 VTE personeelslid aan te duiden voor de realisatie van het project “The Box Vlaanderen, Vlaanderen Boxt”. Dit personeelslid wordt bekostigd met EFRO middelen en wordt de “projectmedewerker” genoemd. De tijdsverdeling wordt verdeeld over de 5 deelnemende steden. Bijgevolg wordt +/- 0,2 VTE personeelslid aangeduid voor de realisatie van het deelproject “The Box Gent”. Concreet bestaat het takenpakket van de “projectmedewerker” uit:
Contactleggen en opzetten lokale samenwerking met copromotoren
Overdracht van de know how die reeds opgebouwd werd in Genk
Mee uittekenen uitbating van de lokale Boxen: van juridisch onderbouwd concept tot effectieve opening
Opzetten van en onderhouden community The Box ondernemers
Organiseren van karavaan van ondernemers over de verschillende Boxen heen
Buzz creëren rond The Box Vlaanderen om het kenbaar te maken naar een groot publiek
Het bewaken van de look and feel en kwaliteit van de verschillende Boxen
De promotor verbindt er zich toe de projectsturing voor haar rekening te nemen (0.15 VTE op Vlaams niveau):
bewaken contactlegging en opzetten lokale samenwerking met partners
Communicatie met EFRO
Communicatie met de 5 lokale overheden, stuurgroep op Vlaams niveau
Afstemmen binnen breder kader van beleid Vlaamse overheid en lokale overheid.
Het uitvoeren van de digitale communicatie wordt opgenomen door de promotor (0.10 VTE op Vlaams niveau):
Ontwerp en onderhouden website gelinkt aan sociale media
Voeden en onderhouden sociale media
Grafische vormgeving banners, flyers,… .
De copromotor (Stad Gent) verbindt er zich toe 0,2 VTE personeelslid (pro rata brutoloonkost van minimum 25.000 euro binnen de looptijd van het project) aan te duiden voor de realisatie van het project. Dit personeelslid/-leden moet(en) ingebed zijn in het lokale beleid en de lokale context waarbinnen het project “The Box Gent” wordt gerealiseerd. De taken van dit personeelslid/-leden zijn:
contactpersoon van de projectmedewerker
De lokale context vertalen naar de projectmedewerker
Mee het lokale netwerk aan stakeholders in kaart brengen en samenbrengen
De verbindingspersoon tussen het lokale beleid en het project
De projectmedewerker introduceren bij de bestaande handelaars in de handelskern
De projectmedewerker wegwijs maken in de lokale context van startende ondernemers, creatieve en e-ondernemers, lokale ondernemersorganisaties, startersinitiatieven,…
De subsidie van EFRO en Hermes op de personeelskosten van de copromotor, wordt door de promotor niet doorgestort naar de copromotor. Deze subsidies dienen als inbreng vanwege de copromotor in de financiering in het project.
Overeenkomst tussen de Stad Gent en Global so bvba over een subsidie voor de uitbating van “The Box Gent”
Het EFRO-project “The Box Vlaanderen, Vlaanderen Boxt” omvat samenwerking rond het opzetten, invullen en uittesten van The Box in een concreet pand, maar niet de uitbating van een concreet pand zelf. In Gent heeft de stad er voor gekozen om zelf geen pand te kopen of huren in functie van The Box Gent. Er is gevraagd aan Stebo vzw om een pand te voorzien. De Stad is wel bereid om een subsidie te geven van maximaal € 26.250 indien er een uitbatingsverlies zou zijn op het pand.
Stebo vzw heeft zich bereid gevonden om in te staan voor de uitbating van een concreet pand voor de duur van het project. Ze zal dit echter niet zelf doen, maar wel via Global bvba so. Global bvba so is een vennootschap die specifiek gebruikt wordt om The Box in Genk uit te baten:
Het maatschappelijk doel van Global bvba so is specifiek geschreven op activiteiten zoals The Box. Global was oorspronkelijk een bvba waarvan Stebo vzw de enige aandeelhouder was. Stebo vzw wou een pand aankopen om The Box in Genk te kunnen opstarten. Omwille van juridisch- en financieel-technische redenen en omwille de innovatieve aard met de daaraan verbonden risico’s, werd beslist om de uitbating van The Box buiten Stebo vzw te houden. Daarom is er in 2012 beslist om Global bvba om te vormen van een vennootschap naar een vennootschap met een sociaal oogmerk (vso) en tegelijk ook het doel van de vennootschap uit te breiden (zie de officiële registratie in bijlage). In de officiële registratie lezen we in punt B6: “Bijkomende uitbreiding van het doel van de vennootschap met de volgende activiteiten: - Het ter beschikking stellen van onroerende goederen, samen met een aantal ondersteunende diensten, voor een korte periode aan ondernemers, startende ondernemers, organisaties,… die via het fenomeen van de ‘pop-up stores’ of (-restaurants’ een platform aangeboden krijgen om hun product, dienst, ondernemerscompetenties of zakelijke concept in realiteit uit te proberen….”.
Vennootschap met sociaal oogmerk om eventuele winsten niet naar de aandeelhouders te laten vloeien
91,14% aandeelhouder is Stebo vzw, 8,86% Ondernemersatelier cvba so, één van de vijf Vlaamse Activiteitencoöperaties. Global is dus geen privaat initiatief. Oorspronkelijk waren alle aandelen van de Global bvba so in eigendom van Stebo vzw. In 2013 heeft Stebo vzw 8,86% van de aandelen verkocht aan het Ondernemersatelier, dat een CVBA met een sociaal oogmerk is (zie verkoopovereenkomst in bijlage).
Stebo vzw is niet BTW plichtig, Global bvba so wel. De ondernemers die zich tijdelijke vestigen in The Box sluiten geen handelshuurovereenkomst af, maar wel een terbeschikkingstelling. Een terbeschikkingstelling is een BTW-plichtige activiteit die Stebo vzw dus niet kan uitoefenen.
Gezien bovenstaande betreft de tweede overeenkomst dus een overeenkomst met Global bvba so en dus niet met Stebo vzw.
De overeenkomst specifieert dat Global bvba so een huurovereenkomst naar gemeen recht zal aangaan met een eigenaar van een handelspand. Vervolgens stelt Global bvba so dit pand ter beschikking via een terbeschikkingstellingsovereenkomst aan diverse (startende) (creatieve) ondernemers voor een korte periode. Dit pand zal dienst doen als locatie voor The Box Gent en dus voor uitvoering van het EFRO-project “The Box Vlaanderen, Vlaanderen Boxt”. De inkomsten uit de terbeschikkingstelling evenals de kosten verbonden aan de uitbating van The Box Gent (huur en kosten eigen aan de uitbating) komen naar Global bvba so. Eventuele winsten vloeien terug naar de uitbating van The Box (investering, verlaging prijs terbeschikkingstelling, …). In geval van een eventueel cumulatief deficit, voortvloeiend uit de uitbating van The Box, zal de Stad aan Global bvba so een subsidie toewijzen van maximaal 26.250 euro gedurende de periode van de overeenkomst.
De overeenkomst loopt voor 2 jaar en start vanaf het ogenblik dat de huurovereenkomst start die Global bvba so zal aangaan voor het pand waarin The Box Gent zal uitgebaat worden. De samenwerking kan in onderling overleg eenmalig verlengd worden met zes maanden.
Global bvba so verbindt er zich toe om een analytische boekhouding te voeren zodat zeer transparant een correct beeld gegeven kan worden welke kosten/opbrengsten aan The Box Gent worden toegekend. Dit stelt alle partijen in staat om een duidelijk en correct zicht te krijgen over de financiële resultatenrekening van de uitbating van The Box Gent en dus ook van een eventueel deficit.
Er zal een stuurgroep opgericht worden met vertegenwoordigers van Global bvba so en de Stad. De stuurgroep:
Geeft akkoord over het businessplan van uitbating van The Box Gent en beslist over eventuele wijzigingen ervan (vb. de vergoeding die de ondernemer dient te betalen voor het gebruik van The Box Gent)
Geeft een bestemming aan eventuele winsten
Geeft tweemaal in de projectperiode (einde jaar X en einde jaarX+1) zijn akkoord over de finale financiële balans van The Box Gent en eventuele verliezen die zouden geleden zijn
Via de stuurgroep heeft de Stad een reële impact op het businessplan van de uitbating van The Box Gent. Dit maakt dat de Stad zelf de kosten/opbrengsten en dus ook een eventueel deficit mee kan sturen en monitoren.
Keurt goed de overeenkomst tussen Stebo vzw en Stad Gent met als voorwerp de uitvoering van het EFRO-project 'The Box Vlaanderen, Vlaanderen Boxt'. De overeenkomst is bij het besluit gevoegd en maakt er integraal deel van uit.
Keurt goed de subsidie-overeenkomst tussen Global bvba so en Stad Gent voor de uitbating van "The Box" in Gent. De overeenkomst is bij het besluit gevoegd en maakt er integraal deel van uit.