De Wereld van Kina beschikt over een collectie niet-gedigitaliseerd en reeds gedigitaliseerd of digitaal geboren materiaal. Het museum wenst het nog niet-gedigitaliseerde materiaal te digitaliseren en alle materiaal digitaal te bewaren en ontsluiten. De vzw IMINDS, Gaston Crommenlaan 8, bus 102, 9050 Ledeberg, handelt voor rekening van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Dit heeft als doelstelling en kerntaak in te staan voor de bewaring, digitalisering en ontsluiting van het Vlaams digitaal erfgoed.
VIAA is gespecialiseerd in het digitaliseren en bewaren van digitale collecties. Ze biedt een duurzame bewaring, annotatie en ontsluiting aan. VIAA neemt alle mogelijke maatregelen om de leesbaarheid van het materiaal op lange termijn te garanderen. In ruil voor de digitalisering en de bewaring van de digitale collectie van De Wereld van Kina door het VIAA, staat het museum gebruikersrechten toe aan het VIAA. VIAA mag het materiaal exploiteren in het kader van haar niet-commerciële ontsluitingsopdrachten m.b.t. onderwijs, onderzoek en bibliotheek. Dit zorgt voor het valoriseren van de betreffende collecties.
De samenwerkingsovereenkomst met Iminds vzw wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Deze overeenkomst loopt tot 31 december 2025 en wordt daarna automatisch stilzwijgend verlengd telkens voor een periode van 1 jaar tenzij een van de partijen uiterlijk 6 maanden voor het verstrijken van het jaareinde door middel van een aangetekend schrijven heeft laten weten de overeenkomst niet te willen verlengen).
De eigendomsrechten of andere rechten (waaronder reproductierechten) van De Wereld van Kina op het materiaal en de metadata worden door deze overeenkomst niet gewijzigd.
Keurt goed de samenwerkingsovereenkomst met vzw IMINDS betreffende digitalisering en/of bewaring van digitale collecties zoals gevoegd in bijlage en die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.