2014_RMW_00364 - Beheersovereenkomst 2014-2019 tussen OCMW Gent en Digipolis - Goedkeuring

Bij OCMW-raadsbesluit van 29 november 2002 werd Digipolis opgericht als ‘opdrachthoudende vereniging’ voor telematica voor OCMW Gent, de stad Gent, de stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen; en werd besloten tot bevoegdheidsoverdracht inzake telematica naar Digipolis.

In de beheersovereenkomst wordt de samenwerking met Digipolis vormgegeven.

Tot op heden is er geen geldende beheersovereenkomst tussen OCMW Gent en Digipolis.

Deze beheersovereenkomst heeft tot doel om de wederzijdse rechten en plichten vast te leggen tussen het OCMW Gent en Digipolis inzake ICT.

De opmaak van een beheersovereenkomst tussen OCMW Gent en Digipolis is noodzakelijk om de samenwerking te concretiseren en verder te optimaliseren.

De beheersovereenkomst geldt tot een jaar na het einde van de legislatuur.

De belangrijkste krachtlijnen in deze beheersovereenkomst zijn :

• Het vormgeven van de samenwerking vanuit de Groep Gent. OCMW Gent en stad Gent sluiten nagenoeg identieke overeenkomsten af met Digipolis. Er worden ook afspraken opgenomen die een kader scheppen voor de samenwerking met mogelijke toekomstige verzelfstandigde entiteiten.
• Het bepalen van de opdrachten op basis van het strategisch meerjarenplan, met ruimte voor detaillering via de overlegorganen die opgenomen zijn in de beheersovereenkomst
• Voldoende vrijheidsgraden, maar ook verantwoordelijkheden voor Digipolis
• Een aangepaste en zinvolle rapportering op de werking van Digipolis, geënt op de opvolging van het strategisch meerjarenplan

De overlegorganen waarlangs de samenwerking vormgegeven worden zijn:

• Het Managementteam OCMW
• Stadsontwikkelingscomité en Thematisch comité , gericht op strategische opvolging groep Gent
• Overleg ICT-Governance , gericht op ICT-strategie
• Overleg ICT-Coördinatie , gericht op operationele ICT werking
• Werkgroep Informatieveiligheid
• Andere : huidige OCMW overlegorganen

De rapportering en de financiële bepalingen zijn uitgebreid opgenomen:

• Rapportering gebeurt financieel en inhoudelijk, beiden nauw aan elkaar gelinkt, en afgestemd op het strategisch meerjarenplan
• Er wordt steeds gerapporteerd op het toegekende budget, het vastgelegd bedrag, het gefactureerd budget, eventuele kredietnota’s en het saldo
• Informatie wordt aangeleverd naar onder meer Gent 2020, het projectbeheerssysteem en in functie van de financiële opvolging
• De exploitatie blijft gefinancierd via een dotatie, de investeringen gaan via een OCMW investeringsbudget welke Digipolis kan aanwenden. Bij betaling van de investeringen aan Digipolis gaat de eigendom over naar het OCMW.
• Er is een aangepast afsprakenkader rond rapportering voorzien, zowel voor exploitatie als investeringen dat meer zicht biedt op de werking van Digipolis voor het OCMW